Szczególne zasady dokumentowania transakcji a obowiązek korzystania z KSeF

Źródło: Poradnik VAT nr 22 (598) z dnia 20.11.2023, strona 11 
Dział: Obrót krajowy

Obecnie podatnicy VAT mogą korzystać z systemu KSeF dobrowolnie. W wyniku nowelizacji ustawy o VAT dokonanej ustawą z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1598) od 1 lipca 2024 r. podatnicy, co do zasady, będą zobowiązani do fakturowania w Krajowym Systemie e-Faktur. Obowiązkowe e-fakturowanie w tym systemie obejmie zasadniczo czynności, które obecnie wymagają udokumentowania fakturą wystawioną zgodnie z przepisami ustawy o VAT. Przy użyciu KSeF będą wystawiane także faktury korygujące. Wątpliwości podatników może budzić kwestia wystawiania duplikatów faktur, dokumentowania czynności fakturami VAT RR, czy sporządzania not korygujących.

1. Zasady wystawiania duplikatów faktur

» Stan prawny do 30 czerwca 2024 r.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami art. 106l ustawy o VAT w przypadku gdy faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie:

1) podatnik lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia, wystawia ponownie fakturę:

a) na wniosek nabywcy – zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika,

b) zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy;

2) nabywca, o którym mowa w art. 106d ust. 1 lub art. 106k ust. 1, wystawia ponownie fakturę:

a) na wniosek podatnika – zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy,

b) zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika;

3) podmiot, o którym mowa w art. 106c (czyli organ egzekucyjny lub komornik sądowy), wystawia ponownie fakturę:

a) na wniosek nabywcy lub dłużnika – zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu tego podmiotu,

b) zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy lub dłużnika.

Faktura wystawiona ponownie powinna zawierać datę jej wystawienia oraz może zawierać wyraz „DUPLIKAT”.

Do faktur ustrukturyzowanych nie mają zastosowania przepisy regulujące ww. zasady wystawiania duplikatów faktur (kolejnych egzemplarzy faktury). Tego typu faktury w KSeF są przechowywane bowiem przez 10 lat. Zatem nabywca może w każdej chwili zalogować się na swoje konto w KSeF i pobrać przesłaną mu fakturę.

Jednocześnie w uzasadnieniu do ustawy nowelizującej z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw; Dz. U. poz. 2076 (w zakresie dobrowolnego wystawiania e-faktur) wyjaśniono, że: „(…) Jeżeli odbiorca faktury ustrukturyzowanej nie wyraził zgody na jej otrzymanie w KSeF i faktura ustrukturyzowana, która została mu przekazana w inny uzgodniony z nim sposób, ulegnie zgubieniu lub zniszczeniu, odbiorca faktury ustrukturyzowanej będzie mógł wystąpić do wystawcy faktury o jej ponowne przekazanie (podkreślenie redakcji) (…)”.

» Stan prawny od 1 lipca 2024 r.

Z dniem 1 lipca 2024 r. przepis art. 106l ustawy o VAT – na podstawie ww. ustawy z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw – uzyska nowe brzmienie. Zmiana tego przepisu ma charakter dostosowawczy w związku z uchyleniem art. 106g (tj. wystawiania faktur co najmniej w dwóch egzemplarzach) i uchyleniem art. 106k (tj. możliwości wystawiania not korygujących) oraz wprowadzeniem nowych rozwiązań zawartych w art. 106gc ustawy o VAT. Będzie on mianowicie stanowił, iż:

• w przypadku gdy udostępniona nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, faktura ustrukturyzowana lub faktura, o której mowa w art. 106nf ust. 1 i art. 106nh ust. 1, po przesłaniu jej do Krajowego Systemu e-Faktur, ulegnie zniszczeniu albo zaginie, podatnik na wniosek nabywcy udostępnia ponownie tę fakturę. Przepis art. 106gb ust. 5 stosuje się odpowiednio (znowelizowany ust. 1);
• w przypadku gdy faktura elektroniczna ulegnie zniszczeniu albo zaginie, podatnik:

1) na wniosek nabywcy udostępnia ponownie tę fakturę albo

2) wystawia ponownie fakturę zgodnie z danymi zawartymi na fakturze będącej w posiadaniu nabywcy (znowelizowany ust. 2);

• w przypadku gdy faktura w postaci papierowej ulegnie zniszczeniu albo zaginie, podatnik wystawia ponownie fakturę:

1) na wniosek nabywcy, zgodnie z danymi zawartymi na fakturze będącej w posiadaniu podatnika albo

2) zgodnie z danymi zawartymi na fakturze będącej w posiadaniu nabywcy (znowelizowany ust. 3).

Powyższe przepisy ust. 1-3 stosować się będzie odpowiednio do osoby upoważnionej przez podatnika do wystawiania faktur, podmiotu, o którym mowa w art. 106c, nabywcy, o którym mowa w art. 106d ust. 1, oraz dłużnika (dodany ust. 4).

2. Sporządzanie faktur VAT RR w formie faktur ustrukturyzowanych

Na podstawie obowiązujących przepisów ustawy o VAT nie można wystawiać faktur VAT RR w formie faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, tj. Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Od 1 lipca 2024 r. nabywcy produktów rolnych/usług rolniczych (czynni podatnicy VAT) od rolników ryczałtowych (czyli rolników korzystających ze zwolnienia od VAT), będą mogli już wystawiać faktury VAT RR (oraz korekty faktur VAT RR) przy użyciu KSeF (oczywiście za zgodą dostawcy – rolnika ryczałtowego zgodnie z dodanym w art. 116 ust. 3b ustawy o VAT).

Możliwość wystawienia takiego dokumentu będzie dostępna dla podatnika VAT po uprzednim uwierzytelnieniu się rolnika w KSeF oraz złożeniu przez tego rolnika w KSeF oświadczenia, że jest on rolnikiem ryczałtowym zwolnionym od podatku od towarów i usług na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT. Oświadczenie takie będzie składane przez rolnika w ramach procedury wskazania przez niego danego nabywcy produktów rolnych i usług rolniczych jako uprawnionego do wystawiania faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (zgodnie z dodanym w art. 116 ust. 3c ustawy o VAT).

W przypadku wskazania przez rolnika ryczałtowego nabywcy jako uprawnionego do wystawiania faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA przy użyciu KSeF, nabywca ten do czasu odwołania tego wskazania będzie już zobowiązany do wystawiania tych dokumentów przy użyciu KSeF (zgodnie z dodanym w art. 116 ust. 3d ustawy o VAT). Obowiązek ten nie będzie miał zastosowania w sytuacjach uniemożliwiających wystawienie tych dokumentów przy użyciu KSeF, czyli awarii KSeF, niedostępności tego systemu czy też braku możliwości wystawienia dokumentów w KSeF przez podatnika z przyczyn leżących po jego stronie (zgodnie z dodanym w art. 116 ust. 3e ustawy o VAT).

3. Wystawienie przez nabywcę not korygujących

» Stan prawny do 30 czerwca 2024 r.

Zgodnie z obowiązującym brzmieniem art. 106k ustawy o VAT, nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki, może wystawić fakturę nazywaną notą korygującą. Notą korygującą nie można jednak poprawić danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 8-15 (m.in. stawki podatku czy kwoty należności ogółem), dla których wystawia się faktury korygujące. Należy zaznaczyć, iż obowiązujący przepis art. 106k ust. 2 ustawy nakazuje, aby nota korygująca została zaakceptowana przez wystawcę faktury (forma tej akceptacji jest dowolna).

Przykładowo Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 19 października 2023 r., nr 0114-KDIP1-2.4012.397.2023.2.AP wyjaśnił, że:

„(…) w sytuacji, gdy nabywca otrzymał fakturę zawierającą błędy w elementach nazwy sprzedawcy lub nabywcy albo oznaczenia towaru lub usługi, może je skorygować notą korygującą. Należy jednak stwierdzić, że przez wystawienie noty korygującej nie można zmienić podmiotu umowy sprzedaży.

W przypadku, gdy błędne są wszystkie dane nabywcy towaru lub usługi wskazane na fakturze, nie jest dopuszczalne jej korygowanie przez nabywcę notą korygującą. Jedynym sposobem naprawienia tego typu błędu jest wystawienie faktury korygującej przez sprzedawcę.

(…) skoro w wystawionych dla Państwa przez kontrahentów, w tym firmę leasingową, fakturach błędnie wskazano Państwa numer NIP, to w tym przypadku dopuszczalne jest skorygowanie takiej wadliwości faktur za pomocą wystawionych przez Państwa not korygujących (…)”.

Jednocześnie Ministerstwo Finansów na stronie internetowej https://www.podatki.gov.pl/ksef/pytania-i-odpowiedzi-ksef/ zamieściło odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania związane z KSeF, w tym zakresie korygowania błędów notą korygującą, np.:

„(…) W przedstawionej sytuacji w KSeF można wystawić fakturę korygującą. W przypadku korekt niewpływających na wartość podstawy opodatkowania i kwotę podatku (np. data sprzedaży, oznaczenie FP, TP, adnotacja MPP, symbole GTU) w fakturze korygującej należy wskazać prawidłową treść korygowanych pozycji. Nadal istnieje również możliwość wystawienia w tym zakresie noty korygującej przez nabywcę (poza KSeF) (podkreślenie redakcji) (…)”.

„(…) Obecne brzmienie art. 106j ust. 1 ustawy o VAT obliguje do wystawienia faktury korygującej m.in. w sytuacji, gdy podatnik stwierdził pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury. W okresie dobrowolności KSeF, w określonych przypadkach istnieje możliwość wystawienia przez nabywcę noty korygującej poza systemem(podkreślenie redakcji) (…)”.

» Stan prawny od 1 lipca 2024 r.

Jak wynika z ww. ustawy nowelizującej wprowadzającej obowiązkowe e-fakturowanie w systemie KSeF, art. 106k ustawy o VAT zostanie uchylony z dniem 1 lipca 2024 r.. Zatem nie będzie możliwości wystawiania przez nabywców not korygujących – zarówno wystawianych w KSeF jak i poza tym systemem. W uzasadnieniu do projektu ww. ustawy wprowadzającej zmiany w tym zakresie czytamy:

„(…) rezygnuje się z rozwiązania stosowania not korygujących – wystawianych w KSeF i poza KSeF – przez nabywców. Propozycja ta jest wynikiem uwag zgłoszonych w trakcie konsultacji publicznych projektu, gdzie wskazywano na nadmiarowość takiego rozwiązania – zbyt wiele dokumentów księgowych. Po zmianach bez względu na przyczynę konieczności zmiany danych na fakturze będzie wystawiana faktura korygująca. Jednocześnie należy oczekiwać, że wprowadzenie e-fakturowania i rozwinięcie procesu digitalizacji rozliczeń u podatników przyczyni się do ogólnej poprawy jakości danych wprowadzanych na fakturach, które to dane dotychczas z uwagi na błędy podlegały poprawianiu na podstawie wystawianych przez nabywców not korygujących (podkreślenie redakcji) (…)”.