Niekiedy przedsiębiorcy wykorzystują te same pojazdy samochodowe w działalności i prywatnie. W toku prowadzonej działalności mogą zmieniać sposób użytkowania. Niemniej, aby tego dokonać, należy sprawdzić, jakich formalności trzeba dopełnić. Jedną ze zmian sposobu użytkowania samochodu osobowego w działalności jest rezygnacja z odliczenia 100% podatku VAT ( deklaracja VAT-26) naliczonego z faktur za nabycie i eksploatację tegoż samochodu. Co się z tym wiąże?
Prawo do odliczenia 100% VAT od wydatków związanych z pojazdem samochodowym
Przedsiębiorca, który wykorzystuje samochód osobowy wyłącznie w działalności gospodarczej, ma prawo do realizacji odliczenia 100% podatku VAT od wydatków na nabycie i eksploatację takiego pojazdu.
Mowa tu o pojazdach samochodowych o dopuszczalnej masie całkowitej 3,5 t uznanych przez ustawę o VAT za samochody osobowe (pojazdy samochodowe o DMC powyżej 3,5 t nie mają ograniczeń w zakresie wydatków na ich zakup oraz eksploatację).
W zapisach art. 86a Ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (zwanej dalej ustawą o VAT) prawodawca wskazuje, że pojazdy samochodowe są uznawane za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, jeżeli:
-sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną ewidencją przebiegu tych pojazdów dla celów VAT, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą, lub
-konstrukcja tych pojazdów wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne.
Kiedy pojazd samochodowy uważany jest za używany wyłącznie w działalności gospodarczej?
Jedna z opcji udowodnienia wykorzystywania pojazdu samochodowego o DMC do 3,5 t (samochodu osobowego) wyłącznie w działalności gospodarczej stanowi, że:
-podatnik ma obowiązek ustalić reguły używania pojazdu samochodowego w działalności, które wykluczają użytek prywatny i oczywiście stosować się do tych zasad w codziennym użytkowaniu pojazdu w działalności, oraz
-podatnik jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji kilometrów dla celów VAT.
Od kiedy należy rozpocząć prowadzenie ewidencji kilometrów dla celów VAT?
Ewidencja przebiegu pojazdu jest prowadzona od dnia rozpoczęcia wykorzystywania pojazdu samochodowego wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika do dnia zakończenia wykorzystywania tego pojazdu wyłącznie do tej działalności.
Trzeba podkreślić, że w ustawie o VAT wymieniono pewne wyjątki od reguły dotyczące braku obowiązku prowadzenia ewidencji kilometrów na cele VAT. Ewidencji tej nie trzeba prowadzić w przypadku pojazdów samochodowych przeznaczonych wyłącznie do:
-odprzedaży;
-sprzedaży, w przypadku pojazdów wytworzonych przez podatnika;
-oddania w odpłatne używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze
– jeżeli odprzedaż, sprzedaż lub oddanie w odpłatne używanie tych pojazdów stanowi przedmiot działalności podatnika.
Ewidencji kilometrów dla celów VAT podatnik nie prowadzi również w przypadku samochodów, które użytkuje w działalności i prywatnie, a więc odlicza 50% podatku VAT naliczonego z faktur dokumentujących nabycie takiego pojazdu oraz z faktur dokumentujących wydatki eksploatacyjne dotyczące tegoż pojazdu.
Ewidencji kilometrów dla celów VAT podatnik nie prowadzi też w odniesieniu do pojazdów samochodowych, wobec których nie przysługuje mu prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktur dokumentujących nabycie takiego pojazdu oraz z faktur dokumentujących wydatki eksploatacyjne dotyczące tegoż pojazdu (np. użytkowanie w działalności zwolnionej z VAT).
To jednak nie wszystko.
Obowiązek złożenia informacji VAT-26 dla celów realizacji odliczenia 100% VAT od wydatków związanych z pojazdem samochodowym
Poza obowiązkiem prowadzenia kilometrówki dla celów VAT dla danego pojazdu (dla celów odliczenia 100% VAT) podatnik jest zobligowany do zgłoszenia tego auta we właściwym urzędzie skarbowym. Dokonuje tego poprzez złożenie informacji VAT-26. Dopiero po jej złożeniu będzie mógł dokonać odliczenia 100% podatku VAT od wydatków eksploatacyjnych dotyczących zgłoszonego pojazdu.
Informacja VAT-26 a wpływ na prawo ujęcia 100% wydatku w kosztach
Brak złożenia informacji VAT-26 o zgłoszeniu pojazdu dla odliczania wydatków jego dotyczących nie pozbawia podatnika możliwości ujęcia w KPiR 100% wartości netto wydatków związanych z eksploatacją tego pojazdu.
Zgodnie z art. 23 ust. 46a ustawy o PIT nie można zaliczyć 25% poniesionych wydatków z tytułu kosztów używania samochodu osobowego na potrzeby prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej – jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika.
Z kolei w art. 23 ust. 5f ustawy o PIT ustawodawca wspomina, że gdy podatnik nie prowadzi ewidencji kilometrów dla celów VAT (a jest do tego zobowiązany), wówczas uznaje się, że podatnik użytkuje samochód osobowy zarówno w działalności, jak i prywatnie (ma prawo do odliczania jedynie 50% podatku VAT naliczonego z faktur za zakup i eksploatację pojazdu samochodowego o DMC do 3,5 t). Użytkowanie pojazdu w ten sposób nie obliguje podatnika do zgłaszania pojazdu za pomocą informacji VAT-26. Niemniej potwierdzeniem użytkowania pojazdu wyłącznie w działalności dla celów ujęcia 100% kosztów jest prowadzenie ewidencji kilometrów VAT (nie ma tam mowy o złożeniu informacji VAT-26).
Warto w tym miejscu podkreślić, że podatnicy zwolnieni z VAT nie muszą zgłaszać pojazdu na formularzu VAT-26, aby ujmować 100% wydatków eksploatacyjnych w kosztach podatkowych. Niemniej mają obowiązek udowodnić, że pojazd nie jest wykorzystywany w celach prywatnych. Jednym z pewnych rozwiązań w zakresie udowodnienia i udokumentowania użytkowania pojazdu wyłącznie w prowadzonej działalności jest właśnie prowadzenie ewidencji kilometrów takiej samej jak dla celów VAT.
Kiedy deklaracja VAT-26 podlega aktualizacji?
Zgodnie z art. 86a ust. 14 ustawy o VAT, jeżeli przedsiębiorca zdecyduje się na zmianę formy użytkowania pojazdu zgłoszonego wcześniej w urzędzie na formularzu VAT-26, musi dokonać aktualizacji tego druku.
Informacja VAT-26 powinna zostać zaktualizowana najpóźniej do końca miesiąca, w którym podatnik zmienia sposób wykorzystywania auta w firmie.
Przykład 2.
Czynny podatnik VAT mający adres zamieszkania w Poznaniu nabył 1 kwietnia 2025 roku (pierwszy wydatek) samochód osobowy marki Cosworth i odtąd wykorzystuje go wyłącznie w prowadzonej działalności. Samochód ten z ww. dniem został zgłoszony na druku VAT-26 w urzędzie skarbowym. Poza zgłoszeniem podatnik użytkuje ten samochód zgodnie z utworzonymi zasadami oraz prowadzi kilometrówkę dla celów VAT. W związku z tym przysługuje mu prawo do odliczenia 100% VAT od wydatków eksploatacyjnych. Podatnik postanowił, że od 1 lipca 2025 roku będzie wykorzystywał auto także prywatnie, a więc auto będzie użytkowane zarówno w działalności, jak i w celach osobistych poza działalnością. Powyższe oznacza, że podatnik chce (na gruncie VAT) zrezygnować z pełnego odliczenia VAT ze skutkiem od 1 lipca 2025 roku. W tym celu musi złożyć aktualizację formularza VAT-26 najdalej do końca miesiąca, w którym zmienia sposób wykorzystywania auta w firmie, czyli do 31 lipca 2025 roku.
Aktualizacja informacji VAT-26 oznacza, że do dnia zmiany wskazanego w formularzu od wydatków związanych z pojazdem odliczane jest 100% VAT, a po dniu zmiany jedynie 50% VAT.
Obowiązek aktualizacji formularza VAT-26 występuje również w sytuacji, gdy podatnik:
-zmienia numer rejestracyjny zgłoszonego wcześniej pojazdu, np. w związku z wykupem samochodu z leasingu operacyjnego;
-dokona sprzedaży samochodu zgłoszonego wcześniej w urzędzie na druku VAT-26.
źródło: https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-deklaracja-vat-26-aktualizacja-przy-rezygnacji-z-odliczenia-100-vat-od-wydatkow-zwiazanych-z-pojazdem
