- „Antydatowanie” faktur ustrukturyzowanych
„Antydatowanie” to sytuacja, w której podatnik wystawia fakturę jednego dnia, ale w jej treści jako datę wystawienia wskazuje datę wcześniejszą. W przypadku faktur papierowych czy elektronicznych takie działanie prowadzi do nierzetelności faktury, bo przecież informacja o dacie wystawienia jest nieprawdziwa.
W każdym przypadku, w którym faktura ustrukturyzowana jest przesłana do KSeF później niż w dniu wskazanym w polu P_1, datą jej wystawienia jest właśnie ta wskazana w tym polu. Na dodatek do takich faktur, o których mowa w poprzednim zdaniu, nie stosuje się – zapisanego w art. 106nda ust. 2 ustawy o VAT – wymogu, by były one przesłane do KSeF najpóźniej w pierwszym dniu roboczym po ich wystawieniu, jak w przypadku trybu offline24. To oznacza brak ryzyka sankcji z art. 106ni ustawy o VAT, oczywiście również, gdy będzie stosowana po 2026 r.
Od 1 stycznia 2027 r. zaczną obowiązywać kary pieniężne za błędy w wystawianiu faktur poza KSeF, w tym w trybie offline, podczas awarii lub niedostępności systemu. Sankcje będą nakładane w wysokości:
– do 100% kwoty VAT – jeśli faktura z wykazanym podatkiem nie zostanie przesłana do KSeF w wymaganym terminie,
– do 18,7% należności ogółem – jeśli faktura bez wykazanego podatku nie trafi do KSeF lub będzie niezgodna ze wzorem.
Kara będzie groziła również wtedy, gdy faktura zostanie wystawiona niezgodnie z udostępnionym wzorem w okresie awarii, niedostępności lub w trybie offline24.
Do 31 grudnia 2026 r. obowiązuje okres przejściowy – kary nie będą jeszcze stosowane.
- Nieprawdziwe informacje dotyczące przedmiotu świadczenia
Jeśli wystawca wprowadzi nieprawdziwe informacje dotyczące przedmiotu świadczenia – a nawet samego faktu jego wykonania – to faktura ustrukturyzowana będzie równie nierzetelna, jak dotychczasowe faktury papierowe czy elektroniczne.
Dostępność takiego dokumentu w systemie – łącznie z informacjami o przedmiocie świadczenia – może zwiększyć ryzyko zainteresowania się transakcją przez organ podatkowy, który będzie mógł łatwiej sprawdzić, czy zdarzenie gospodarcze miało rzeczywiście taki przebieg, jak to zostało opisane w fakturze.
- Nieprawdziwa data sprzedaży
Dotychczas w przypadku faktur zbiorczych obejmujących większą liczbę transakcji sprzedawca wskazywał jedną wspólną datę sprzedaży, nawet jeśli poszczególne transakcje były realizowane w różnych dniach.
W sytuacji gdy faktura obejmowała jeden miesiąc i dotyczyła transakcji w walucie polskiej, nie rodziło to większych problemów. Inaczej było w przypadku transakcji walutowych – zastosowanie jednej daty sprzedaży oraz wystawienie faktury po jej upływie mogło skutkować nieprawidłowym kursem waluty dla części zdarzeń.
W przypadku faktury ustrukturyzowanej podobne ryzyko również występuje, choć nie musi się zrealizować, ponieważ struktura FA(3) umożliwia przypisanie oddzielnej daty sprzedaży do każdej transakcji ujętej na fakturze. W tym celu należy wypełnić pole P_6A.
W przeciwieństwie do daty wystawienia – dla daty sprzedaży nie przewidziano żadnych szczególnych rozwiązań w strukturze. Oznacza to, że błędna data sprzedaży skutkuje nierzetelnością faktury.
- Nieprawdziwe kwoty
Jeżeli wystawca faktury poda nieprawdziwe kwoty, różniące się od tych rzeczywiście zastosowanych, może to zrodzić negatywne implikacje podatkowe. KSeF nie sprawdza poprawności kwot ani przeliczeń na fakturze ustrukturyzowanej.
- Błędne bądź nieistniejące numery VAT
KSeF nie weryfikuje poprawności numeru podatkowego, tak w zakresie jego przyporządkowania do konkretnego podmiotu, jak nawet tego, czy dany numer w ogóle istnieje. Skutkuje to tym, że nawet jeśli NIP jest nieprawidłowy, system i tak przyjmie fakturę.
- Błędnego uzupełnienia pól obowiązkowych
Pola JST oraz GV w elemencie Podmiot2 zostały oznaczone w strukturze jako obligatoryjne, mimo że – zgodnie z unijnymi zasadami fakturowania – nie powinny być wymagane w każdej sytuacji. Polska nie uzyskała zgody na wprowadzenie takich odstępstw od unijnych przepisów. Sprzedawca, wystawiając fakturę ustrukturyzowaną, musi wypełnić pola JST i GV nawet wtedy, gdy nabywcą nie jest ani jednostka samorządu terytorialnego, ani jednostka GV. Nie można pozostawić tych pól pustych – trzeba wpisać wartość „2”, oznaczającą przeczenie. Jeżeli pola JST i GV pozostaną puste, faktura nie przejdzie z pozytywnym wynikiem walidacji przy wysyłce do KSeF i nie będzie jej nadany numer KSeF.
